Las previsiones semanales de ventas

El ejercicio de prever las ventas es necesario para dedicar los recursos requeridos para atender esas  ventas; sirve para ajustar la producción, buscar la financiación y dedicar las personas y medios adecuadamente al volumen de negocio (1).

Las previsiones tienen un componente basado en hechos como son el estado de la clientela, las oportunidades monetizadas, la tendencia y estacionalidad y un segundo  componente basado en la apreciación subjetiva de la situación.  De modo que una previsión no debe ser una proyección matemática de los datos históricos sino una combinación del pasado y su proyección hacia el futuro en base a unos resultados esperados e inciertos. El grado de participación de ambos componentes - el objetivo y el subjetivo - es discutible y se estima que el 60% de las empresas, no están satisfechas con su sistema de previsiones (2).

Con una buena previsión se puede de antemano poner más foco donde sea más necesario. Aunque haya que prever lo inesperado, será más productivo dedicar los recursos donde son necesarios. Igualmente cuando aparezcan las deviaciones sobre las previsiones, la dirección se focalizará donde los resultados se hayan alejado de la previsión.

¿Cómo deben ser las previsiones?

-          Realistas y basadas en un amplio sistema informático que recoja completamente todas las situaciones

-          Físicamente realizables dadas las limitaciones y recursos disponibles

-          Alineadas con las hipótesis de trabajo según la tasa aceptada de transformación de la cartera de oportunidades

-          En su marco temporal pues serán previsiones a realizar en un espacio de tiempo, pero serán un ajuste o confirmación de las previsiones del ciclo anterior (generalmente tendrán un ciclo o validez semanal)

-          Visibles para que las previsiones sean utilizadas por las funciones donde son útiles (en producción, logística, finanzas y recursos humanos entre otras)

-          Colaborativas por estar realizadas con una amplia base de participantes (externos e internos de la empresa)

-          Desglosadas según la necesidad de los usuarios internos; así  deberá indicar:                        

   los compromisos de compra obtenidos de los clientes (para la dirección de ventas),                                                    

  los contratos firmados (para los grupos de ejecución y fabricación),                           

  los pedidos entregados (para finanzas) y                                                              

  las facturas emitidas (para tesorería y cobros).

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(1)    Alan Gleeson en Sales Forecasting en Bplans.co.uk  el 6 -marzo – 2009 http://articles.bplans.co.uk/writing-a-business-plan/sales-forecasting/584

(2)    http://www.earthtimes.org/articles/show/sales-forecasting-emailwire-newswire-and,1170061.shtml