Informes de venta

Como las relaciones con clientes son la vida y el futuro de la empresa es crucial que ésta esté informada regularmente del estado de esas relaciones con los clientes. Cada empresa y cada relación tendrá su peculiaridad y todos los informes no serán iguales.

Habrá un nivel básico de información que hay que distribuir de manera cíclica, sea trimestralmente o mensualmente, para que la dirección general y  las funciones básicas como producción y logística, financiación, recursos humanos, comunicaciones y marketing tengan la información de situación de primera mano (1).

Un nivel más profundo será necesario, con las mediciones oportunas, que avisen si hay progreso o retroceso en la relación. Estas mediciones serán índices que pronostiquen  el  futuro.  Los mejores informes de venta  serán los que con menos coste, de forma simple y clara,  nos indiquen si la dirección y el ritmo de avance es el adecuado, por lo que deben hablarnos de dentro – de nosotros - y de afuera , y todo de manera dinámica (2).

Como parámetros que pueden servir de indicadores del futuro (leading indicators) se citan:

-          Habilidades (skills) propias del equipo de ventas y de soporte

-          Satisfacción del cliente

-          Nuevas adquisiciones, nuevas líneas de producto o cuentas nuevas

-          Participación en la cartera (wallet share)

-          Precisión o cumplimiento de las previsiones (forecast accuracy)

-          Análisis de dependencias y DAFO (SWOT) – debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades (3)

Los informes  pueden ser herramientas para ocultar la realidad o exculpar acciones equivocadas. Para impedir estos usos espurios, los informes deben contener cifras o gráficos más que elementos valorativos y mantener  los mismos elementos o parámetros a lo largo de los periodos de modo que muestren las tendencias sobre las que actuar.

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(1)    Jim Keenan en el blog A Sales Guy  el post: Account Governance – Reporting de  3 de junio  2010 http://asalesguy.com/2010/06/03/account-governance-reporting/?utm_source=twitterfeed&utm_medium=twitter

(2)    David Brock en Getting Personal about Metrics el 9 de mayo 2010 en el blog Partners in Excellence  http://partnersinexcellenceblog.com/getting-personal-about-metrics/

(3)    Herramienta on-line para hacer análisis estratégicos DAFO proporcionada por INGHENIA, Chile http://inghenia.com/wordpress/2009/10/07/dafo-foda-swot/