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Revisión Semanal

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La revisión semanal es la clave para conseguir que los proyectos  progresen  de manera ordenada y en concreto, para alcanzar los objetivos del equipo de ventas. La revisión semanal es un ritual cuya frontera es un comienzo y una terminación a una hora predeterminada  cada semana y con una agenda fija  y repetida (1), normalmente los elementos serán

  1. Acta Anterior
  2. Progreso de la semana (A través del Embudo de Ventas)
  3. Previsión de acciones de la semana
  4. Ayuda necesaria (Análisis de las dependencias)
  5. Compromiso  numérico
  6. Acta de la reunión

La manera de ayudar a conseguir que desde el principio se pueda apuntar al objetivo trimestral es planear  y fijar de antemano cada trimestre las trece citas (2), tomando un dia determinado sea a fin  o a principio de semana y mantener la misma norma y mismo horario para que a través  del hábito se gane efectividad  (3) y se eviten ausencias o faltas.

 

Para cualquier actividad es aplicable la metodología de mejora personal que propugna  David Allen en su popular GTD  (Getting Things DoneConseguir Hacer las Cosas) , cuyo libro se publicó en 2001 (4).

El primer objetivo de la revisión semanal  es  el obtener una previsión de ventas para ayudar a la logística y la fabricación. Este  objetivo procede de una práctica antigua anterior a la llegada de los ordenadores;  en realidad durante el siglo XIX ya los comerciantes se han basado en previsiones semanales de ventas para optimizar los niveles de inventario (5).

El segundo objetivo es facilitar o empujar las acciones de ventas de manera ordenada, tanto por el repaso de las acciones que espera realizar el vendedor como por la solicitud ordenada de ayudas de la dirección de ventas o general  y establecimiento de las dependencias

exteriores: Movimientos  del mercado u obtención de licencias administrativas

del propio cliente: Reuniones de Comités o elaboración de informes técnicos o financieros

 de nuestra empresa: Realización de benchmarks o liberación de precios y especificaciones

El tercer objetivo es elevar a la dirección de manera personal, directa, ordenada y sistemáticamente el compromiso de ventas, de una manera fácilmente utilizable. Es un concepto distinto de la previsión. Ésta se obtiene a través de algoritmos en base a tendencias y datos de facturación y la lista de oportunidades y pedidos. La previsión es una medición técnica, realizable por un tercero que conozca las fórmulas aplicables. Por el contrario, es el vendedor quien establece el compromiso con su director. Es por tanto,  un escalón superior, en cuanto que es la transmisión a la dirección de un valor añadido consistente en el juicio que establece semanalmente el vendedor sobre su lista de oportunidades, apreciando su actividad semanal y su conocimiento de los factores que van a influir en el proceso de compra de su clientela.

(1)    Reglas  prácticas para tener reuniones eficaces:  Michael Hyatt  en el blog:  Leading with Purpose  - 1 Febrero 2007 -

(2)    365 dias cada año / 7 dias cada semana / 4 trimestres cada año

(3)    Reglas prácticas para no alargar indebidamente las reuniones y evitar distracciones en detrimento de conseguir el objetivo de la reunión, básicamente se consigue evitando llamadas, no revisando el correo. También se requiere acudir a la reunión con preparación y  manteniendo el foco sobre el propósito de la reunión .  Michael Hyatt  en el blog:  Leading with Purpose . 24 Enero 2007.  

(4)      Comentarios al método  GTD en el blog de productividad personal : Semana Vista, por Juanjo Navarro - 18 Febrero 2007- . La fases de la revisión que propone Allen son:

 

                          I.            Recopila

                        II.            Procesa: ¿se puede actuar?

a.        Si (hacer, delegar, retrasar) /

b.        no (desechar,  posponer,  usar como referencia)

                       III.            Organiza

                       IV.            Revisa

                        V.            Haz

(5)    El método más simple y más divulgado es el llamado min-max, por el que se lanza un pedido cada vez que el inventario más el tránsito menos las previsiones de ventas alcanzan el nivel mínimo establecido

 

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